Фраза «у нас каждый раз всё по-разному» часто звучит как приговор автоматизации.
Но обычно правила есть. Просто они нигде не записаны и хранятся в головах сотрудников.
Перед разработкой я беру одну реальную операцию и последовательно выясняю:
— какое событие её запускает;
— что приходит на входе;
— кто и на основании чего принимает решения;
— где появляются исключения;
— чем операция должна закончиться и где сохраняется результат.
Затем мы проходим тот же путь на сложном примере: клиент прислал неполные данные, документ не распознался, нужная позиция отсутствует в справочнике.
Именно на исключениях становится видна настоящая логика процесса.
Иногда после такого разбора понятно, что писать бота рано. Сначала нужно договориться о правилах внутри компании. Это тоже хороший результат: код не закрепит существующий хаос.
Если у вас есть процесс, который сложно объяснить схемой, пришлите мне его описание голосом или текстом: @beliaevd. Попробую разложить его на понятные шаги.